In seinem Schreiben vom 14.11.2014 zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger
Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen
(GoBD) nimmt das Bundesfinanzministerium auch Stellung zur sog. "Verfahrensdokumentation".
Danach ist für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte
Verfahrensdokumentation erforderlich, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse
des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Nunmehr verlangen Betriebsprüfer vermehrt eine Verfahrensdokumentation
bei Betriebsprüfungen. Diese beschreibt den organisatorisch und technisch
gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der
Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen
Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust
und Verfälschung und der Reproduktion. Sie besteht in der Regel aus
einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen
Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen
Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die
Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation entspricht der Aufbewahrungsfrist
für die Unterlagen, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

Anmerkung: Ist die Verfahrensdokumentation ungenügend oder fehlerhaft,
kann dies zum Verwerfen der Buchführung und entsprechenden Schätzungen
führen.