In der Praxis werden zunehmend elektronische Rechnungen verwandt. Bei dieser
Art der Rechnungsstellung liegen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor.
Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Eine Kontierung
auf dem Beleg ist dabei nicht mehr möglich.

Der Originalzustand eines elektronischen Dokuments muss jedoch gemäß
den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff (GoBD – für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014
beginnen) jederzeit prüfbar und damit lesbar gemacht werden können.
Bearbeitungsvorgänge oder Veränderungen, wie z. B. das Anbringen von
Buchungsvermerken müssen protokolliert und mit dem Dokument abgespeichert
werden. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen
Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Bitte beachten Sie! Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung,
zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum jedoch zwingend
erforderlich. Diese können nach einer Verfügung des Bayerischen Landesamtes
für Steuern bei einem elektronischen Beleg durch die Verbindung mit einem
Datensatz, mit den genannten Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische
Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen.